UCaaS ou VoIP : quelle est la meilleure solution pour les communications de votre entreprise ?

ucaas vs voip

Les entreprises modernes adoptent de plus en plus des solutions de communication basées sur le cloud pour rester connectées, améliorer la collaboration et stimuler la productivité. Les communications unifiées en tant que service (UCaaS) et la voix sur IP (VoIP) sont deux des options les plus répandues sur le marché aujourd'hui ; elles ont toutes deux connu des taux d'adoption significatifs ces dernières années.

En 2023, près de 30 % des entreprises ont adopté l’UCaaS comme principale plateforme d’appel, et 26 % d’entre elles prévoient de passer à l’UCaaS à l’avenir.1 Dans le même temps, 61 % des entreprises ont déclaré être passées d’un système téléphonique traditionnel à la VoIP en 2022.2 Mais avec autant de choix disponibles, comment déterminer la solution qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, le budget et le flux de travail ?

Dans ce blog, nous analyserons les différences entre UCaaS et VoIP afin de vous aider à déterminer quelle solution est la mieux adaptée à vos communications professionnelles.

Que sont les UCaaS ?

L'UCaaS est une plateforme basée sur le cloud qui intègre différents canaux de communication, notamment la voix, la vidéo, la messagerie et les outils de collaboration, dans une interface unique et unifiée. Les solutions UCaaS sont fournies et gérées par un fournisseur de services tiers, ce qui évite aux entreprises de devoir maintenir et gérer leur propre infrastructure de communication sur site.

Les systèmes UCaaS comprennent généralement les fonctionnalités suivantes :

Appel vocal

Les plateformes UCaaS offrent diverses fonctions de communication vocale, telles que les appels téléphoniques traditionnels, la messagerie vocale, le routage des appels et le renvoi d'appels, qui sont essentielles pour les entreprises qui dépendent des services téléphoniques pour interagir avec leurs clients, leurs partenaires et leurs employés.

Vidéoconférence

La vidéoconférence est un élément essentiel des solutions de communications unifiées, car elle permet la communication en face à face entre des participants distants. Les plateformes UCaaS offrent souvent des fonctionnalités telles que le partage d'écran, l'enregistrement et les tableaux blancs virtuels pour améliorer la collaboration lors des réunions vidéo.

Messagerie instantanée et présence

Les fonctions de messagerie instantanée et de présence permettent aux membres de l'équipe de communiquer rapidement, réduisant ainsi la nécessité de longs échanges de courriels ou d'appels téléphoniques. Les indicateurs de présence montrent l'état de disponibilité des collègues pour améliorer la collaboration et la productivité.

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Qu'est-ce que la VoIP ?

La technologie Voice over Internet Protocol (VoIP) permet de transmettre des services d'appels vocaux en utilisant une connexion internet au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles. La VoIP convertit les signaux vocaux en paquets de données numériques, qui sont ensuite transmis sur l'internet.

Les systèmes VoIP se composent généralement des éléments suivants :

Téléphones IP ou softphones

Les systèmes téléphoniques VoIP utilisent des téléphones IP ou des softphones (applications téléphoniques basées sur des logiciels) pour faciliter la téléphonie par internet. Un téléphone IP est similaire à un téléphone de bureau traditionnel, mais il se connecte à l'internet au lieu des lignes téléphoniques analogiques.

Passerelle VoIP

Les passerelles VoIP prennent les signaux vocaux analogiques des lignes téléphoniques en cuivre et les transforment en paquets de données qui peuvent être envoyés sur l'internet. Ce composant est essentiel pour les entreprises qui souhaitent intégrer la VoIP à leur système téléphonique existant.

Fournisseur de services VoIP

Les fournisseurs de services VoIP offrent l'infrastructure et les services nécessaires pour permettre la communication VoIP. Ils gèrent l'acheminement des paquets de données vocales sur l'internet et proposent des fonctions telles que le renvoi d'appel, la messagerie vocale et les numéros de téléphone virtuels.

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Canaux

Une plateforme UCaaS fournit une suite complète de canaux de communication, y compris la voix, les appels vidéo, la messagerie d'équipe et les fonctions de collaboration telles que le partage de fichiers et les tableaux blancs virtuels, le tout intégré dans une seule interface. Cela permet de passer en toute transparence d'un type de communication à l'autre sans interrompre le flux de la conversation.

Les systèmes VoIP se concentrent principalement sur la fourniture d'appels vocaux de haute qualité à l'aide d'une connexion internet, avec une intégration limitée à d'autres canaux de communication. Bien que certains fournisseurs de VoIP puissent offrir des capacités de messagerie de base, un système téléphonique VoIP n'a généralement pas la capacité d'intégrer plusieurs canaux, comme c'est le cas dans une solution UCaaS.

Déploiement

Les solutions UCaaS sont fournies sous forme de services en nuage, gérés et hébergés par un fournisseur tiers. Les entreprises n'ont donc plus besoin de maintenir et de gérer leur propre infrastructure de communication, ce qui réduit la complexité et les frais généraux associés aux systèmes traditionnels sur site.

Les systèmes VoIP peuvent être déployés sur site ou en tant que service basé sur le cloud, ce qui offre aux entreprises une plus grande flexibilité en termes d'options de déploiement. Les systèmes VoIP sur site exigent des entreprises qu'elles investissent dans leur propre matériel et infrastructure et qu'elles en assurent la maintenance, tandis que les solutions VoIP basées sur l'informatique dématérialisée offrent une approche de service plus gérée, similaire à l'UCaaS.

Coût

Une solution UCaaS a généralement des coûts initiaux plus élevés en raison de la suite complète d'outils de collaboration et de communication qu'elle offre. Toutefois, ces solutions peuvent permettre de réaliser d'importantes économies à long terme par rapport aux solutions sur site. Les plateformes de communications unifiées peuvent aider les entreprises à réduire les coûts opérationnels et les dépenses liées aux mises à jour et à la maintenance du système en éliminant la nécessité d'investir dans leur propre matériel et infrastructure et d'en assurer la maintenance.

Les systèmes VoIP ont tendance à avoir des coûts initiaux plus faibles, mais peuvent entraîner des coûts à long terme plus élevés, en particulier lorsqu'il s'agit de maintenir et de mettre à niveau l'infrastructure sur site. Si la technologie VoIP basée sur l'informatique dématérialisée peut atténuer certains de ces coûts à long terme, les entreprises qui déploient des systèmes VoIP sur site peuvent être confrontées à des dépenses permanentes liées au remplacement du matériel, à la mise à jour des logiciels et à la gestion de l'infrastructure.

Intégration

Une plateforme de communications unifiées peut s'intégrer à des applications professionnelles telles que des logiciels de gestion de projet, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des suites de productivité. Cette intégration permet un partage transparent des données et une collaboration entre les différentes équipes et les différents services, ce qui améliore l'efficacité et la productivité de l'organisation dans son ensemble.

Bien que les systèmes VoIP offrent certaines capacités d'intégration, ils sont généralement plus limités en termes d'étendue et de profondeur des intégrations disponibles. Les intégrations VoIP offrent souvent des fonctions de base de traitement et de gestion des appels plutôt qu'une intégration complète avec les applications d'entreprise.

Scalabilité

Le fait qu'un système UCaaS soit basé sur l'informatique dématérialisée facilite l'évolutivité, de sorte que les organisations peuvent facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs et ajuster leurs capacités de communication en fonction de l'évolution de leurs besoins, sans investir dans du matériel ou des infrastructures supplémentaires à mesure que leurs exigences changent.

Les systèmes VoIP, en particulier les déploiements sur site, peuvent être moins évolutifs et nécessiter davantage d'investissements dans l'infrastructure au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Bien qu'un système VoIP basé sur le cloud puisse offrir une meilleure évolutivité par rapport aux déploiements sur site, il peut encore manquer de flexibilité et de facilité d'évolution par rapport à l'UCaaS, qui est conçu spécifiquement pour une livraison et une gestion basées sur le cloud.

Caractéristiques

Les plateformes UCaaS offrent un ensemble complet de fonctionnalités qui favorisent une communication et une collaboration transparentes sur plusieurs canaux, notamment des interfaces unifiées, la gestion de la présence, des outils de collaboration, l'enregistrement des appels, la transcription des messages vocaux et la réponse vocale interactive (RVI).

Les systèmes VoIP offrent généralement des fonctions de traitement des appels plus basiques, telles que l'appel vocal, la messagerie vocale, le renvoi d'appel et les numéros de téléphone virtuels, avec des capacités de messagerie d'équipe et des options d'intégration limitées par rapport aux capacités de collaboration et d'intégration avancées que l'on trouve dans les solutions UCaaS.

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Quels sont les avantages des solutions UCaaS ?

Les plateformes UCaaS offrent plusieurs avantages commerciaux par rapport aux systèmes VoIP, notamment

Collaboration sans faille au sein de l'équipe

Les plateformes UCaaS sont conçues pour améliorer la collaboration au sein des équipes en fournissant une interface unifiée qui intègre plusieurs canaux de communication, notamment la voix, la vidéo et le chat/messagerie. Des fonctionnalités telles que le partage d'écran, la vidéoconférence, les tableaux blancs virtuels et le partage de fichiers permettent aux équipes distantes de collaborer efficacement, quel que soit leur emplacement physique.

Amélioration de la productivité

Les solutions UCaaS aident les employés à prendre des décisions 2,6 fois plus rapidement.3 En consolidant plusieurs outils de collaboration et de communication sur une seule plateforme, les solutions UCaaS améliorent considérablement la productivité. Les employés peuvent passer d’un mode de communication à l’autre de manière transparente sans perturber leur flux de travail, ce qui réduit les changements de contexte et augmente la concentration.

Une plus grande évolutivité

En tant que solutions basées sur le cloud, les UCaaS peuvent facilement s'adapter à la croissance de l'entreprise ou aux fluctuations des besoins de communication sans investissements supplémentaires en matériel ou en infrastructure. Les entreprises peuvent ajouter ou supprimer des employés et ajuster leurs capacités de communication avec un minimum d'effort, de sorte que leurs ressources s'adaptent toujours à l'évolution des besoins.

Optimisation des coûts

De nombreuses entreprises ont déclaré avoir économisé jusqu’à 70 % sur les communications après être passées à l’UCaaS.4 Étant donné que les plates-formes UCaaS sont fournies sous forme de services basés sur le cloud, elles éliminent la nécessité pour les entreprises d’investir dans une infrastructure sur site coûteuse. De plus, les fournisseurs d’UCaaS proposent des modèles de tarification flexibles, souvent avec des frais d’abonnement par utilisateur, ce qui permet aux entreprises d’augmenter ou de réduire leurs processus de communication en fonction de l’évolution de leurs besoins.

Satisfaction des clients

Les plateformes UCaaS comprennent souvent des fonctions avancées telles que le SVI, le routage des appels, l'enregistrement des appels et la technologie de communication omnicanale, qui peuvent améliorer considérablement l'expérience des clients. En offrant aux clients des canaux multiples et des capacités de routage intelligentes, les entreprises peuvent traiter les demandes des clients de manière plus efficace, pour une plus grande satisfaction de ces derniers.

Quand votre entreprise doit-elle utiliser une plateforme UCaaS ?

Les solutions UCaaS étant hautement évolutives et rentables, elles constituent une option attrayante pour les entreprises de toutes tailles. Les modèles de tarification flexibles permettent aux entreprises d'ajuster facilement leurs ressources de communication en fonction de l'évolution de leurs besoins.

Les entreprises dont les équipes de travail sont hybrides ou distantes peuvent également bénéficier des capacités de collaboration et des canaux de communication unifiés offerts par les plateformes UCaaS. En outre, les entreprises qui accordent la priorité à la satisfaction des clients et au soutien personnalisé peuvent tirer parti de l'intégration CRM et des capacités omnicanales de l'UCaaS pour rationaliser la communication et fournir des réponses sur mesure lors des interactions avec les clients.

Quand votre entreprise devrait-elle utiliser un système téléphonique VoIP ?

Les systèmes téléphoniques VoIP peuvent convenir aux entreprises qui ont besoin de services de communication vocale de haute qualité et dont les besoins de collaboration sont limités. Les petites entreprises ou celles dont le personnel est centralisé peuvent trouver dans un système VoIP une alternative abordable aux anciens systèmes téléphoniques d'entreprise, avec tous les avantages des fonctions avancées de gestion des appels.

Si les systèmes VoIP peuvent prendre en charge les travailleurs à distance et permettre des appels professionnels depuis n'importe où, ils sont principalement conçus pour des équipes internes dont les besoins en matière de collaboration sont limités. Si une entreprise a besoin d'outils de collaboration étendus, d'une intégration avec d'autres applications professionnelles et d'une prise en charge de plusieurs canaux de communication, une plateforme UCaaS peut s'avérer un choix plus approprié.

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VoIP vs. UCaaS : Trouver la bonne solution avec Wazo

Alors que les entreprises s'efforcent de répondre à l'évolution des demandes des clients et de la main-d'œuvre, le choix entre UCaaS et VoIP peut avoir un impact sur la productivité, la satisfaction des clients et l'efficacité opérationnelle globale. En évaluant soigneusement les capacités et les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin dans un système téléphonique professionnel, vous pouvez prendre une décision mieux informée qui positionne votre entreprise pour la croissance.

Pour les MSP qui cherchent à fournir à leurs clients professionnels le bon système de communication, un partenariat avec un fournisseur UCaaS fiable comme Wazo peut changer la donne. Wazo propose une solution UCaaS personnalisable et clé en main, conçue pour aider les MSP à créer des expériences de communication unifiée uniques qui tirent parti des capacités d’appel VoIP flexibles.

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Sources :

  1. https://www.techtarget.com/searchunifiedcommunications/tip/How-to-evaluate-top-UCaaS-providers-and-vendors-of-2023
  2. https://www.vonage.com/resources/articles/when-should-i-choose-voip-over-landline-for-business
  3. https://fitsmallbusiness.com/ucaas-statistics
  4. https://www.uctoday.com/unified-communications/top-8-reasons-to-buy-ucaas-in-2023

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