Les communications unifiées, mode d'emploi

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Notre quotidien évolue. La mobilité au travail prend le pas sur la sédentarisation avec notamment l'essor du télétravail. Notre téléphone portable devient un outil de travail privilégié. La technologie est omniprésente et offre de nouveaux usages. Il est donc important de repenser le fonctionnement des communications dans l'entreprise. Nous entrons dans l'ère des communications unifiées, aussi appelées UC pour "Unified Communication" et du UCaaS "Unified Communication As A Service".

D'où viennent les communications unifiées ? 

Comme bon nombre d'innovations, les communications unifiées sont poussées par des évolutions technologiques et comportementales. 

Vous avez certainement déjà entendu parler de Voix sur IP, VoIP ou Voice over IP ? Cette nouvelle approche technique qui vise à remplacer les lignes RTC obsolètes a déclenché la révolution des communications unifiées. Les communications transitent donc maintenant sur les réseaux IP comme l'ensemble des flux informatiques. 

Nous en parlions en introduction, les usages et les comportements au travail évoluent. La journée de travail type a été bouleversée en moins d'une génération. On veut aujourd'hui pouvoir disposer de notre environnement de travail sur tous nos appareils et dans n'importe quel environnement. On souhaite pouvoir collaborer avec nos collègues par différents moyens, adaptés à notre contexte. Que ce soit par le biais de messagerie instantanée, de vidéoconférence ou d'appels voix. 

Ces changements comportementaux et les possibilités offertes par l'émergence de nouvelles technologies ont poussé les éditeurs de solutions de communication à réinventer leurs offres. Les communications unifiées sont nées. 

Alors les communications unifiées, qu'est ce que c'est ? 

Nous pourrions vous proposer la définition suivante : "Suite d'outils et d'applications de communication synchrones et asynchrones pleinement intégrés".

Mais on se dit que cela n'aide pas forcément et que cela nécessite quelques clarifications. 

Tout d'abord une solution de communication unifiée permet de réaliser des communication synchrones et asynchrones. Que voulons-nous dire par là ? Les communications synchrones sont les appels audio et vidéo. Les communications asynchrones comprennent la messagerie instantanée, le présentiel et les échanges de documents. 

Par ailleurs, une solution de communication unifiée permet de s'affranchir de son simple poste téléphonique qui n'est pas forcément compatible avec la mobilité (mais qu'il ne faut pas enterrer pour autant). Elle se compose donc de différentes applications : Mobile, Web ou Desktop. Ces applications sont pleinement synchronisées entre elles et donnent accès à toutes les fonctionnalités de communication d'entreprise. 

Enfin la communication unifiée permet une intégration avancée dans les systèmes d'information et logiciels métiers. Il est ainsi possible de disposer d'outils de communication au sein de son CRM, son ERP ou ses applications de gestion de la relation client. Il est par ailleurs possible d'intégrer l'ensemble de ses contacts issus de sources diverses. 

Pour résumer, la communication unifiée offre un accès à ses outils et fonctionnalités de communication d'entreprise (Voix, Chat, Vidéo, Présence) sur tous les terminaux utilisateurs dans une expérience pleinement intégrée. 

Quelques fonctionnalités clés 

Une solution de communication unifiée vous apporte un ensemble de fonctionnalités adaptées aux usages professionnels. 

  • Numéro unique : Vous recevez tous vos appels sur vos différents terminaux avec votre numéro professionnel
  • Annuaire centralisé : Vous avez accès à tous les collaborateurs de votre entreprise pour les joindre rapidement
  • Audio/Vidéo conférence : Vous pouvez organiser en quelques clics des audio ou vidéo-conférences avec vos collègues et clients
  • Partage d'écran : Collaborez en direct avec vos équipes projets ou réaliser des présentations clients
  • Messagerie instantanée : Rien de plus simple pour interagir rapidement avec vos collègues sans risquer de la déranger
  • Statut/Présentiel : Ne prenez plus le risque de perturber un rendez-vous client, vous pouvez connaître le statut de vos collègues
  • Répondeur professionnel : Vous pouvez différencier votre répondeur personnel et professionnel. Vous avez la possibilité de recevoir vos messages vocaux par email

Ce n'est qu'un rapide aperçu du champ des possibles. Il existe plus d'une cinquantaine de fonctionnalités de communication unifiée.

Qu'est-ce que l'UC peut apporter à votre entreprise ? 

Avant de commencer par tous les bénéfices organisationnels que peuvent vous apporter les communications unifiées, il convient d'en présenter le principal avantage : Economique ! 

En effet, les communications unifiées et la Voix sur IP permettent de réaliser d'importantes économies. Par ailleurs, elles offrent aux organisations d'importants gains en matière de productivité en fluidifiant le partage de l'information. 

Mais ce n'est pas tout, les communications unifiées permettent aux collaborateurs de : 

  • Télétravailler dans des conditions optimales
  • Disposer d'un outil de communication professionnel à tout instant
  • Améliorer le confort au travail en facilitant les échanges et la collaboration
  • Adapter ses habitudes de travail à ses contraintes personnelles

Pour les dirigeants, les communications unifiées sont aussi : 

  • Un outil de collaboration unique au sein de l'entreprise permettant d'éviter la multiplication des solutions 
  • Un moyen de maîtriser la confidentialité des communications de l'entreprise dans un environnement contrôlé
  • Une capacité à migrer vers une approche 100% virtuelle du poste de travail en éliminant les téléphones fixes. 

La communication unifiée en mode Cloud, la révolution UCaaS

Les solutions de communications unifiées sont accessibles sous plusieurs formes, que ce soit sous forme d'équipement physique, de logiciel ou de service. Le UCaaS(Unified Communication As A Service) est la livraison en mode service d'une solution de communication unifiée hébergée dans le Cloud. Les fonctionnalités ne changent pas, seul le mode de livraison et de consommation des services évoluent, en mode SaaS

Beaucoup d'entreprises choisissent l'UCaaS pour sa flexibilité et sa simplicité. Il permet par ailleurs de limiter les investissements en matériel et de s'affranchir de la maintenance opérationnelle. 

Le UCaaS n'est cependant pas une solution adaptée à tous les usages et à toutes les contraintes des organisations. Il convient d'analyser ces différents aspects avant de valider la solution de communication unifiée adaptée à vos besoins. 

Chez Wazo, nous avons créé une solution de UC hybride, Enterprise Unified Communication. Elle est adaptée aux déploiements sur site et Cloud. Alors si vous avez l'impression que les communications unifiées sont faites pour vous, n'hésitez pas à nous contacter.  

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