Les entreprises modernes adoptent de plus en plus des solutions de communication basées sur le cloud pour rester connectées, améliorer la collaboration et accroître la productivité. Deux des options les plus populaires sur le marché aujourd’hui sont les unified communications as a service (UCaaS) et la Voice over Internet Protocol (VoIP, toutes deux ayant connu des taux d’adoption significatifs ces dernières années.
En 2023, près de 30% des entreprises ont adopté l’UCaaS comme plateforme principale pour la voix, tandis que 26% prévoient de passer à l’UCaaS à l’avenir. Pendant ce temps, 61% des entreprises ont déclaré avoir basculé d’un système téléphonique traditionnel à la VoIP en 2022. Mais avec autant de choix disponibles, comment déterminer quelle solution correspond le mieux à vos besoins commerciaux, à votre budget et à vos workflows?
Dans ce blog, nous examinerons les différences entre l’UCaaS et la VoIP pour vous aider à déterminer quelle solution convient le mieux à vos communications d’entreprise.
Qu’est-ce que l’UCaaS?
L’UCaaS est une plateforme basée sur le cloud qui intègre différents canaux de communication, notamment la voix, la vidéo, la messagerie et les outils de collaboration, dans une interface unique et unifiée. Les solutions UCaaS sont fournies et gérées par un prestataire de services tiers, éliminant ainsi le besoin pour les entreprises de maintenir et de gérer leur propre infrastructure de communication sur site.
Les systèmes UCaaS comprennent généralement les fonctionnalités suivantes:
Appels Vocaux
Les plateformes UCaaS offrent différentes fonctionnalités de communication vocale, telles que les appels téléphoniques traditionnels, la messagerie vocale, le routage des appels, et le transfert d’appels, qui sont essentiels pour les entreprises qui comptent sur les services téléphoniques pour interagir avec les clients, les partenaires et les employés.
Visioconférence
La visioconférence est un élément crucial des solutions de communications unifiées, permettant la communication en face-à-face entre les participants distants. Les plateformes UCaaS offrent souvent des fonctionnalités telles que le partage d’écran, l’enregistrement et les tableaux blancs virtuels pour améliorer la collaboration lors des réunions vidéo.
Messagerie Instantanée et Présence
Les fonctionnalités de messagerie instantanée et de présence permettent aux membres de l’équipe de communiquer rapidement, réduisant ainsi le besoin d’échanges d’e-mails ou d’appels téléphoniques. Les indicateurs de présence montrent le statut de disponibilité des collègues pour une meilleure collaboration et productivité.
Qu’est ce que la VOiP?
La technologie de Voice over Internet Protocol permet à des services d’appels vocaux d’être transmis via une connexion Internet au lieu de lignes téléphoniques traditionnelles. La VoIP convertit les signaux vocaux en paquets de données numériques, qui sont ensuite transmis sur Internet.
Les systèmes VoIP se composent généralement des éléments suivants:
Téléphones IP ou Softphones
Les systèmes téléphoniques VoIP utilisent des téléphones IP ou des softphones (applications téléphoniques basées sur le logiciel) pour faciliter la téléphonie sur Internet. Un téléphone IP est similaire à un téléphone de bureau traditionnel mais se connecte à Internet au lieu de lignes téléphoniques analogiques.
Passerelle VoIP
Les passerelles VoIP prennent les signaux vocaux analogiques des lignes cuivre et les transforment en paquets de données qui peuvent être envoyés sur Internet. Ce composant est essentiel pour les organisations qui souhaitent intégrer la VoIP à leur système téléphonique d’entreprise existant.
Fournisseur de Services VoIP
Les fournisseurs de services VoIP offrent l’infrastructure et les services nécessaires pour permettre la communication VoIP. Ils gèrent le routage des paquets de données vocales sur Internet et fournissent des fonctionnalités telles que le transfert d’appels, la messagerie vocale et les numéros de téléphone virtuels.
UCaaS vs. VoIP: Quelles Sont les Différences?
Bien que l’UCaaS et la VoIP utilisent toutes deux Internet pour fournir des outils de communication, il existe plusieurs différences significatives entre les deux. Les principales différences entre l’UCaaS et la VoIP sont:
Canaux
Une plateforme UCaaS offre une suite complète de canaux de communication, y compris la voix, les appels vidéo, la messagerie d’équipe et des fonctionnalités de collaboration telles que le partage de fichiers et les tableaux blancs virtuels, tous intégrés dans une interface unique. Permettant des transitions sans effort entre différents types de communication sans perturber le flux de conversation.
Les systèmes VoIP se concentrent principalement sur la fourniture d’appels vocaux de haute qualité à l’aide d’une connexion Internet et une intégration limitée avec d’autres canaux de communication. Bien que certains fournisseurs de VoIP puissent proposer des capacités de messagerie de base, un système téléphonique VoIP manque généralement la capacité d’intégrer plusieurs canaux, comme le ferait une solution UCaaS.
Déploiement
Les solutions UCaaS sont livrées sous forme de services basés sur le cloud, gérés et hébergés par un prestataire de services tiers. Éliminant le besoin pour les entreprises de maintenir et de gérer leur propre infrastructure de communication sur site, réduisant la complexité et les frais associés aux systèmes sur site traditionnels.
Les systèmes VoIP peuvent être déployés soit sur site, soit sous forme de service basé sur le cloud, offrant aux entreprises plus de flexibilité en termes d’options de déploiement. Les systèmes VoIP sur site obligent les entreprises à investir dans et à maintenir leur propre matériel et infrastructure, tandis que les solutions VoIP basées sur le cloud offrent une approche de service plus gérée similaire à l’UCaaS.
Coûts
Une solution UCaaS a généralement des coûts initiaux plus élevés en raison de la suite complète d’outils de collaboration et de communication qu’elle offre. Cependant, ces solutions peuvent offrir des économies de coûts significatives à long terme par rapport aux solutions sur site. Les plates-formes de communications unifiées peuvent aider les entreprises à réduire les coûts opérationnels et les dépenses liées aux mises à niveau et à la maintenance du système en éliminant le besoin d’investir dans et de maintenir leur propre matériel et infrastructure.
Les systèmes VoIP ont tendance à avoir des coûts initiaux plus bas mais peuvent entraîner des coûts à long terme plus élevés, surtout lorsqu’il s’agit de maintenir et de mettre à niveau l’infrastructure sur site. Bien que la technologie VoIP basée sur le cloud puisse atténuer certains de ces coûts à long terme, les entreprises avec des déploiements VoIP sur site peuvent être confrontées à des frais continus liés au remplacement du matériel, aux mises à jour logicielles et à la gestion de l’infrastructure.
Intégration
Une plateforme de communications unifiées peut s’intégrer à des applications métier telles que les logiciels de gestion de projets, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les suites de productivité. Cette intégration permet un partage de données et une collaboration transparente entre différentes équipes et départements, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité globales de l’organisation.
Bien que les systèmes VoIP offrent certaines capacités d’intégration, ils sont généralement plus limités en termes de portée et de profondeur des intégrations disponibles. Les intégrations VoIP offrent souvent des fonctionnalités de gestion des appels de base plutôt qu’une intégration complète avec des applications métier.
Scalabilité
L’essence cloud d’un système UCaaS facilite la scalabilité, de sorte que les organisations peuvent facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs et ajuster leurs capacités de communication à mesure que leurs besoins évoluent, sans investir dans du matériel ou une infrastructure supplémentaires à mesure que leurs besoins changent.
Les systèmes VoIP, en particulier les déploiements sur site, peuvent être moins évolutifs et nécessiter davantage d’investissements en infrastructure à mesure que l’entreprise se développe. Bien qu’un système VoIP basé sur le cloud puisse offrir une scalabilité améliorée par rapport aux déploiements sur site, il peut toujours manquer de flexibilité et de la scalabilité d’un système l’UCaaS, qui sont spécifiquement conçues pour une livraison et une gestion basées sur le cloud.
Fonctionnalités
Les plateformes UCaaS offrent une suite complète de fonctionnalités qui favorisent une communication et une collaboration transparentes sur plusieurs canaux, y compris des interfaces unifiées, la gestion de la présence, des outils de collaboration, l’enregistrement des appels, la transcription des messages vocaux et la réponse vocale interactive (IVR).
Les systèmes VoIP fournissent généralement des fonctionnalités de gestion des appels plus basiques, telles que la téléphonie vocale, la messagerie vocale, le transfert d’appels et les numéros de téléphone virtuels, avec des capacités de messagerie d’équipe et d’options d’intégration limitées par rapport aux fonctionnalités de collaboration et d’intégration avancées trouvées dans les solutions UCaaS.
Quels sont les avantages des solutions UCaaS?
Les plates-formes UCaaS offrent plusieurs avantages commerciaux par rapport aux systèmes VoIP, notamment:
Collaboration d’Équipe Transparente
Les plates-formes UCaaS sont conçues pour améliorer la collaboration d’équipe en fournissant une interface unifiée qui intègre plusieurs canaux de communication, y compris la voix, la vidéo et la messagerie/chat. Des fonctionnalités telles que le partage d’écran, la visioconférence, les tableaux blancs virtuels et le partage de fichiers permettent aux équipes distantes de collaborer efficacement, quel que soit leur lieu physique.
Productivité Améliorée
Les solutions UCaaS aident les employés à prendre des décisions 2,6 fois plus rapidement. En consolidant plusieurs outils de collaboration et de communication dans une seule plateforme, les solutions UCaaS améliorent considérablement la productivité. Les employés peuvent passer sans effort entre différents modes de communication sans perturber leur flux de travail, réduisant le changement de contexte et augmentant la concentration.
Plus Grande Scalabilité
En tant que solutions basées sur le cloud, les UCaaS peuvent facilement accommoder la croissance de l’entreprise ou les fluctuations des besoins en communication sans investissements supplémentaires en matériel ou en infrastructure. Les organisations peuvent ajouter ou supprimer des employés et ajuster leurs capacités de communication avec un effort minimal, de sorte que leurs ressources s’alignent toujours sur les besoins.
Économies de Coûts
De nombreuses entreprises ont déclaré économiser jusqu’à 70% sur les communications après avoir basculé vers l’UCaaS. Comme les plates-formes UCaaS sont fournies sous forme de services basés sur le cloud, elles éliminent le besoin pour les entreprises d’investir dans une infrastructure coûteuse sur site. De plus, les fournisseurs d’UCaaS offrent des modèles tarifaires flexibles, souvent avec des frais d’abonnement par utilisateur, permettant aux entreprises d’adapter leurs processus de communication en fonction de leurs besoins évolutifs.
Satisfaction Client
Les plates-formes UCaaS incluent souvent des fonctionnalités avancées telles que les SVI, le routage des appels, l’enregistrement des appels et les technologies de communication omnicanal, qui peuvent améliorer significativement l’expérience client. En fournissant aux clients plusieurs canaux et des capacités de routage intelligent, les entreprises peuvent gérer les demandes des clients de manière plus efficace pour une plus grande satisfaction client.
Quand Votre Entreprise Devrait-Elle Utiliser une Plateforme UCaaS?
Étant donné que les solutions UCaaS sont hautement évolutives et économiques, elles constituent une option attrayante pour les entreprises de toutes tailles. La nature basée sur le cloud de l’UCaaS élimine le besoin d’une infrastructure sur site coûteuse, et les modèles tarifaires flexibles permettent aux entreprises d’ajuster facilement leurs ressources de communication en fonction de leurs besoins.
Les organisations avec des équipes de travail hybrides ou à distance peuvent également bénéficier des capacités de collaboration et des canaux de communication unifiés offerts par les plates-formes UCaaS. De plus, les entreprises qui accordent la priorité à la satisfaction client et au support personnalisé peuvent tirer parti de l’intégration CRM et des capacités omnicanal de l’UCaaS pour rationaliser la communication et fournir des réponses personnalisées lors des interactions avec les clients.
Quand votre entreprise devrait-elle utiliser un Système Téléphonique VoIP?
Les systèmes téléphoniques VoIP peuvent être le bon choix pour les entreprises ayant besoin de services de communication vocale de haute qualité et ayant des besoins limités en matière de collaboration. Les petites entreprises ou les entreprises avec une main-d’œuvre centralisée peuvent trouver qu’un système VoIP est une alternative abordable aux systèmes téléphoniques d’entreprise traditionnels avec tous les avantages des fonctionnalités avancées de gestion des appels.
Bien que les systèmes VoIP puissent prendre en charge les travailleurs à distance et permettre les appels commerciaux de n’importe où, ils sont principalement conçus pour les équipes internes avec des besoins de collaboration limités. Si une entreprise nécessite des outils de collaboration étendus, une intégration avec d’autres applications métier et un support pour plusieurs canaux de communication, une plateforme UCaaS peut être un choix plus adapté.
VoIP vs. UCaaS: Trouvez la Bonne Solution Avec Wazo
Alors que les entreprises s’efforcent de répondre à l’évolution des demandes des clients et des salariés, le choix entre l’UCaaS et la VoIP peut avoir un impact sur la productivité, la satisfaction client et l’efficacité opérationnelle globale. En évaluant attentivement les capacités et les fonctionnalités dont votre organisation a besoin dans un système téléphonique d’entreprise, vous pouvez prendre une décision plus éclairée qui soutiendra la croissance de votre entreprise.
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Sources:
