La Machine à Café Virtuelle

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La machine à café est depuis de nombreuses années une vraie institution dans les organisations françaises (entreprises, administrations, associations...) : outil de communication interne. Il fait partie de la culture d'entreprise et favorise la collaboration et la cohésion d'équipe.

Ce petit moment de détente en plus d'être un moment de repos est un véritable atout pour le management de proximité. En effet, il permet d'apaiser les tensions et de régler les conflits au sein des structures. 

Pour 81% des salariés, ces pauses favorisent l'échange d'idées et l'entraide entre salariés.

La pause-café reste un moment important ainsi il est très répandu dans le monde professionnel. En effet, 9 salariés sur 10 déclarent en faire une.

Ce rituel favorise l'adhésion aux valeurs de l'entreprise et permet de sociabiliser en tissant des liens avec ses collègues.

En ces temps de confinement et de crise sanitaire, comment s'assurer que chaque membre de l'entreprise ne se sent pas abandonné ?

La mise en place d'une machine à café virtuelle peut être une solution, c'est ce que nous allons voir au cours de ce billet.

Télétravail, confinement et pause café

Alors que la mise en place du télétravail s'est démocratisée un peu partout en France, les salariés en remote rencontrent deux grandes difficultés : les problèmes de collaboration / communication et la solitude.

Indéniablement, le monde du travail est en plein renouveau : il est désormais virtualisé, ce qui peut bousculer les codes de l'entreprise traditionnelle.

En effet les nouveaux modes de collaboration : télétravail, mobilité ou réunions à distance ont bouleversé ce rituel sacré... !
Comment réussir son adaptation en pleine transformation digitale ?

Désormais la pause café ne se cantonne plus aux quatre murs de la cafétéria, elle se réinvente. 

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La Machine à Café Virtuelle permet de ne plus seulement se rencontrer (par webcam interposée) en tête-à-tête et juste au sein du même service/ pôle.

L'objectif est de créer de courtes pauses sociales. Ces moments où les employés peuvent se mélanger et sympathiser avec leurs collègues dans un espace numérique convivial lors du travail à distance.

Plus de 60 % des employés pensent que la pause-café favorise l'intégration des nouveaux salariés D'ailleurs, l'INSEE nous informe que 57.300 nouveaux emplois ont été créés depuis le début de l'année en France.

La pause café révèle toute son importance et il est donc urgent d'en trouver un équivalent pour nos nouveaux modes de travail.

WAZO & LA MACHINE À CAFÉ VIRTUELLE

Par exemple, chez Wazo, tous nos collaborateurs sont en télétravail. En effet, avec nos 2 sièges : un à Quebec et l'autre à Paris. Nous avons décidé de mettre en place une machine à café virtuelle. 

Nous utilisons notre solution de communication unifiée Wazo. Nous y avons créé un salon virtuel "Machine à Café"

Les collaborateurs peuvent s'y retrouver librement. Sauf qu'ils ne savaient pas qui pouvait s'y trouver pour pouvoir rejoindre le salon.
Du coup, la fréquentation du salon était à la baisse...

Assez déçu du non-succès de notre machine à café virtuelle, nous nous sommes dit qu'elle n'a pas fait l'unanimité et que nous étions passés à côté de quelque chose.


Qu'est-ce qui a manqué à nos équipes pour fréquenter le salon "machine à café" ?


Après avoir lancé plusieurs discussions avec nos équipes pour comprendre là où nous avons échoué, la réponse est venue d'eux : ils n'étaient pas synchronisés et ne savaient pas qui étaient dans le salon. Aussitôt arrivé dans le salon, ils n'y trouvaient personne alors ils en repartaient.

Par la suite, on s'est demandé comment peuvent-ils être synchronisés à propos de la présence de l'équipe ?

Plusieurs solutions se sont présentées à nous pour augmenter la fréquentation de notre machine à café virtuelle.

 Notamment notre outil de messagerie instantanée Mattermost qui nous sert à nous écrire brièvement entre nous. Nous avons créé un channel "Machine à Café " et nous l'avons intégré à notre application Ucaas Wazo

Chaque membre Wazo est notifié lorsqu'un autre membre entre dans le salon "Machine à Café" .
C'est ce qui a certainement augmenté nettement la fréquentation. Désormais, lorsqu'un membre quitte le salon, notre channel Mattermost le notifie également.

En effet, c'est mieux de rejoindre un lieu quand on y retrouve des personnes.

Depuis, nous profitons des bienfaits qu'offre la machine à café virtuelle, réel outil de la culture d'entreprise.

La pause café crée de la cohésion au sein de vos équipes et pour les dirigeants cela permet de communiquer en interne plus facilement.

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La Machine à Café Virtuelle Wazo

Quelques conseils pour créer votre machine à café virtuelle

Après vous avoir partagé notre expérience. Voici quelques règles qui vous permettent de conserver du moment convivial, informel qu'offre la pause café ainsi que de mettre de nouvelles habitudes pour vos pauses cafés digitalisées.

  • Pour créer du trafic dans votre salon, vos collaborateurs peuvent être notifiés de la présence des autres collaborateurs à l'instar de Mattermost, vous pouvez utiliser un autre outil comme Slack, Discord...
  • Utilisez un outil collaboratif de visioconférence via le webrtc comme celui de Wazo qui fait partie de notre solution de communication unifiée.
  • Prenez réellement un café
  • N'étalez pas les pauses à la Machine à Café Virtuel + de 15 minutes

A l'heure où le bien-être au télétravail est primordial, fournir une pause café virtuelle à ses salariés où qu'ils soient, peut également contribuer à leurs performances professionnelles et au développement de votre entreprise.

Le Café virtuel est une nouvelle façon de socialiser. Même à distance, on peut aider les employés à s'arrêter et aller à la rencontre de leurs collègues. Cette idée s'applique aussi à l'heure du midi et aux 5 à 7. 

Pour l'entreprise, c'est l'occasion d'offrir un espace social afin d'améliorer le bien-être de tous.

Wazo vous accompagne pour optimiser et faire évoluer vos services de télécoms.

Notre équipe est à votre écoute pour assurer le succès de votre projet de transformation numérique.

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