Notre vie quotidienne change. La mobilité sur le lieu de travail prend le pas sur la sédentarisation, avec notamment l'essor du télétravail. Notre téléphone portable devient un outil de travail privilégié. La technologie est omniprésente et offre de nouveaux usages. Il est donc important de repenser le fonctionnement de la communication dans l'entreprise. Nous entrons dans l'ère de la communication unifiée, aussi appelée UC, et UCaaS pour "Unified Communication As A Service".
D'où vient la communication unifiée ?
Comme beaucoup d'innovations, la communication unifiée est le fruit de changements technologiques et comportementaux.
Vous avez probablement déjà entendu parler de la VoIP, ou Voix sur IP? Cette nouvelle approche technique qui remplace les lignes RTC obsolètes a déclenché la révolution des communications unifiées. Les communications transitent désormais sur les réseaux IP comme n'importe quelle autre donnée informatique.
Ensuite, comme nous l'avons mentionné dans l'introduction, les usages et les comportements au travail évoluent. La journée de travail type s'est déplacée en moins d'une génération. Aujourd'hui, nous voulons pouvoir disposer d'un environnement de travail accessible partout, sur tous nos appareils. Nous voulons pouvoir collaborer avec nos collègues par différents moyens, adaptés au contexte. Qu'il s'agisse de messagerie instantanée, de vidéoconférence ou d'appels vocaux.
Ces changements de comportement et l'opportunité offerte par l'émergence des nouvelles technologies ont poussé les éditeurs de solutions de communication à réinventer leurs offres. La communication unifiée est née.
De quoi s'agit-il ?
Nous pourrions proposer la définition suivante : "Une suite d'outils et d'applications de communication synchrone et asynchrone entièrement intégrés.
Mais cela ne sera pas nécessairement utile et nous aurons peut-être besoin de quelques éclaircissements.
Tout d'abord, une solution de communication unifiée permet une communication synchrone et asynchrone. Qu'est-ce que cela signifie ? Les communications synchrones sont les appels audio et vidéo. Les communications asynchrones comprennent la messagerie instantanée, les notifications de statut et le partage de documents.
En outre, une solution de communication unifiée permet de se débarrasser de son téléphone de bureau, qui n'est pas nécessairement compatible avec la mobilité (mais qui ne doit pas être enterré, pas encore). Elle se compose donc de différentes applications : Mobile, Web et Desktop. Ces applications sont entièrement synchronisées entre elles et donnent accès à toutes les fonctionnalités de communication de votre entreprise.
Enfin, la communication unifiée permet une intégration avancée dans les systèmes d'information et les logiciels d'entreprise. En effet, avec les communications unifiées, vous pouvez intégrer vos outils de communication dans vos applications CRM, ERP ou de gestion de la relation client. Vous pouvez également accéder à tous vos contacts à partir de différentes sources.
En bref, la communication unifiée offre un accès aux outils et fonctionnalités de communication de l'entreprise (voix, chat, vidéo, présence) sur tous les appareils des utilisateurs dans une expérience totalement intégrée.
Quelques caractéristiques clés
Une solution de communication unifiée vous apporte un ensemble de fonctionnalités adaptées aux usages professionnels.
- Numéro unique : vous recevez tous vos appels sur vos différents appareils avec votre numéro professionnel unique
- Annuaire centralisé : Vous avez accès à tous les contacts de votre société et de votre entreprise et vous pouvez les contacter rapidement.
- Conférence audio/vidéo : Vous pouvez organiser des conférences audio ou vidéo avec vos collègues et vos clients en quelques clics.
- Partage d'écran : Collaboration en direct avec vos équipes de projet ou pour des présentations aux clients
- Messagerie instantanée : Interaction fluide avec vos collègues sans les déranger
- Statut : Ne prenez pas le risque de gâcher un rendez-vous client, vous pouvez connaître le statut de vos collègues.
- Boîte vocale : Vous pouvez différencier votre boîte vocale personnelle et professionnelle. Vous avez la possibilité de recevoir vos messages vocaux par e-mail.
Il ne s'agit là que d'un aperçu rapide de l'éventail des possibilités. Il existe plus de 50 fonctionnalités différentes de communication unifiée.
Que vous offrent les communications unifiées ?
Les communications unifiées peuvent apporter de nombreux avantages organisationnels à votre entreprise. Toutefois, il est important de commencer par le principal avantage : La rentabilité !
Les communications unifiées et la voix sur IP permettent de réaliser d'importantes économies. Elles permettent également aux organisations de réaliser des gains de productivité importants en facilitant le partage d'informations au sein de l'organisation.
Mais ce n'est pas tout, les communications unifiées permettent aux employés de :
- Le télétravail dans des conditions optimales
- Profitez d'un outil de communication professionnel à partir de n'importe quel appareil, à n'importe quel moment
- Améliorer le confort au travail en facilitant les échanges et la collaboration
- Adaptez vos habitudes de travail à vos contraintes personnelles.
Pour les dirigeants d'entreprise, les communications unifiées sont également :
- Un outil de collaboration unique au sein de l'entreprise pour éviter la multiplication des solutions
- Un moyen de contrôler la confidentialité des informations de l'entreprise
- La possibilité de migrer vers une approche de bureau 100 % virtuel en éliminant les téléphones de bureau.
Les communications unifiées dans le nuage, la révolution UCaaS
Les solutions de communication unifiée sont disponibles sous de nombreuses formes, qu'il s'agisse d'équipements physiques, de logiciels ou de services. UCaaS(Unified Communication As A Service) est la fourniture orientée service, basée sur la consommation, d'une solution de communication unifiée, hébergée dans le nuage. Les fonctionnalités ne changent pas, seul le mode de fourniture et de consommation des services évolue, en mode SaaS.
De nombreuses entreprises choisissent l'UCaaS pour sa flexibilité et sa simplicité. En outre, cela permet de limiter les investissements en matériel et de s'affranchir de la maintenance opérationnelle.
Cependant, l'UCaaS n'est pas une solution adaptée à tous les usages et à toutes les contraintes des organisations. Il est recommandé d'analyser ces différents aspects avant de valider la solution de communication unifiée adaptée à vos besoins.
Chez Wazo, nous avons créé une solution hybride de communications unifiées, Enterprise Unified Communication. Elle vous donne la possibilité d'effectuer des déploiements sur site et dans le nuage. Si vous pensez que les communications unifiées sont faites pour vous, n'hésitez pas à nous contacter.
